مرحله 1: اهداف روشن را تعریف کنید قبل از شروع هر ابتکار بهبود فرآیند، ضروری است که اهداف روشنی را تعریف کنید. این اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان باشند (SMART). با تعریف واضح اهداف خود، چارچوبی برای سنجش پیشرفت و موفقیت ایجاد می کنید.

مرحله 2: شناسایی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) معیارهای قابل سنجشی هستند که برای ارزیابی عملکرد یک فرآیند استفاده می‌شوند. KPIهایی را که با اهداف تعریف شده شما همسو هستند شناسایی کنید. برای مثال، اگر هدف شما کاهش شکایات مشتریان است، ممکن است تعداد شکایات دریافتی در ماه را پیگیری کنید.

مرحله 3: اندازه گیری های پایه را ایجاد کنید برای اندازه گیری دقیق بهبود، قبل از اعمال هر تغییری، اندازه گیری های پایه را ایجاد کنید. اندازه گیری های پایه نقطه شروعی را برای مقایسه فراهم می کند و به تعیین اثربخشی تلاش های بهبود فرآیند کمک می کند.

مرحله 4: اجرای بهبودهای فرآیند هنگامی که اندازه گیری های پایه را ایجاد کردید، بهبودهای فرآیندی را که شناسایی کرده اید اجرا کنید. این ممکن است شامل ساده کردن گردش کار، حذف مراحل غیر ضروری یا معرفی فناوری های جدید باشد.

مرحله 5: جمع آوری داده ها پس از اجرای بهبود فرآیند، داده های مربوطه را جمع آوری کنید. این داده ها را می توان از طریق روش های مختلفی مانند نظرسنجی، مصاحبه، مشاهدات یا سیستم های خودکار به دست آورد. اطمینان حاصل کنید که داده های جمع آوری شده با KPIهای شناسایی شده مطابقت دارند.

مرحله 6: تجزیه و تحلیل داده ها تجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده برای ارزیابی تأثیر بهبود فرآیند. به دنبال روندها، الگوها و تغییرات در داده ها باشید که نشان می دهد آیا نتایج مورد نظر در حال دستیابی است یا خیر. ابزارهای تحلیل آماری می توانند در این مرحله مفید باشند.

مرحله 7: مقایسه نتایج برای تعیین میزان بهبود، اندازه‌گیری‌های پس از بهبود را با اندازه‌گیری‌های پایه مقایسه کنید. تفاوت بین دو مجموعه داده را محاسبه کنید تا تأثیر بهبود فرآیند را کمی کنید. این مقایسه به شما کمک می کند تا بفهمید آیا تغییرات اجرا شده به نتایج مثبتی منجر شده است یا خیر.

مرحله 8: برقراری ارتباط و تکرار نتایج تلاش‌های بهبود فرآیند خود را با ذینفعان سازمان خود در میان بگذارید. موفقیت ها، چالش ها و درس های آموخته شده از ابتکار را به اشتراک بگذارید. بر اساس بازخورد و بینش های به دست آمده، استراتژی های بهبود فرآیند خود را برای افزایش بیشتر اثربخشی تکرار کنید.

نکاتی برای اندازه گیری بهبود فرآیند

1. از رویکرد کارت امتیازی متوازن استفاده کنید: روش کارت امتیازی متوازن به شما امکان می‌دهد پیشرفت‌های فرآیند را از منظرهای متعدد، از جمله مالی، مشتری، فرآیندهای داخلی، و یادگیری و رشد اندازه‌گیری کنید.
2. استانداردهای جمع آوری داده ها را ایجاد کنید: اطمینان حاصل کنید که روش ها و استانداردهای جمع آوری داده ها در تمام نقاط اندازه گیری سازگار هستند. این سازگاری امکان مقایسه دقیق و تجزیه و تحلیل قابل اعتماد را فراهم می کند.
3. درگیر کردن سهامداران: ذینفعان را در طول مسیر بهبود فرآیند درگیر کنید. نظرات و بازخورد آن‌ها می‌تواند بینش‌های ارزشمندی را ارائه دهد و خرید را برای ابتکارات آینده افزایش دهد.
4. استفاده از فناوری: از ابزارهای فناوری مانند نرم‌افزار اتوماسیون فرآیند یا پلت‌فرم‌های تجزیه و تحلیل داده برای ساده‌سازی فرآیندهای جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و گزارش داده‌ها استفاده کنید.
5. معیارهای سرب و تاخیر را در نظر بگیرید: معیارهای سرب شاخص‌های پیش‌بینی‌کننده‌ای هستند که می‌توانند به شما در پیگیری پیشرفت به سمت اهدافتان در زمان واقعی کمک کنند. از سوی دیگر، اقدامات تاخیر، نتایج را پس از اعمال تغییرات منعکس می‌کند.
6. بررسی های منظم انجام دهید: به طور مستمر طرح های بهبود فرآیند را بررسی و ارزیابی کنید تا زمینه هایی را برای بهبود بیشتر شناسایی کنید. بررسی‌های منظم تضمین می‌کند که بهبودها با اهداف سازمانی مطابقت دارند.
7. معیار در مقابل استانداردهای صنعت: عملکرد سازمان خود را با معیارهای صنعت مقایسه کنید تا بینشی در مورد بهترین شیوه ها بدست آورید و مناطقی را که نیاز به بهبود دارند شناسایی کنید.
8. فرهنگ بهبود مستمر را پرورش دهید: کارکنان را تشویق کنید تا با ایده هایی برای بهبود فرآیند مشارکت کنند و فرهنگی ایجاد کنند که برای یادگیری و نوآوری ارزش قائل شود.

منابع : 

1. مؤسسه Lean Enterprise (lean.org): موسسه Lean Enterprise منبعی پیشرو برای تفکر و تمرین ناب است. اطلاعات زیادی در مورد روش ها و ابزارهای بهبود فرآیند ارائه می دهد.
2. انجمن آمریکایی کیفیت (ASQ) (asq.org): ASQ یک جامعه جهانی متشکل از متخصصان کیفیت است که به ارتقای تعالی در حوزه‌های مختلف، از جمله بهبود فرآیند اختصاص یافته است. وب سایت آنها منابع و مقالات ارزشمندی در مورد اندازه گیری بهبود فرآیند ارائه می دهد.
3. موسسه مدیریت پروژه (PMI) (pmi.org): PMI یک سازمان مشهور است که بر روی شیوه های مدیریت پروژه تمرکز دارد. وب سایت آنها بینش هایی را در مورد تکنیک های بهبود فرآیند و روش های اندازه گیری مورد استفاده در زمینه های مدیریت پروژه ارائه می دهد.